Vor die Steuerersparnis hat jedoch der Fiskus erhebliche Hürden und Anforderungen gelegt. Die Fahrten müssen lückenlos und umfassend dokumentiert sein. Jede private Fahrt ist zudem gesondert zu kennzeichnen. Die Aufzeichnungen sollen revisionssicher und zeitnah geführt und dürfen im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Zu Protokollieren sind Datum und Uhrzeit des Fahrtantritts, Zweck der Reise, Reiseziel, Datum und Uhrzeit des Fahrtendes.

Diese umfangreichen Dokumentationspflichten halten die meisten Dienstfahrzeugnutzer von der manuellen Führung eines Fahrtenbuches ab. Kleine elektronische Helfer, teilweise im Fahrzeug fest installiert, versprechen eine deutliche Vereinfachung der Dokumentation und Zeitersparnis beim Nachweis des konkreten Privatanteils.  

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